Automationsregler i Freshdesk (Swe)

1. Skapande av ärenden

Regler som körs vid skapande av ärenden kan antingen köras på varje regel eller endast på den första matchande regeln. Standardinställningen är att regler endast körs på den första matchande regeln.

• Spårning av påverkan: Du kan se en lista över ärenden som påverkats av varje regel de senaste 7 dagarna. Det går dock inte att se de specifika ärende-ID.

  För att se en lista över påverkade ärenden kan du lägga till åtgärder som taggar och sedan filtrera utifrån dessa.

• Köra alla regler: Om du vill att alla matchande regler ska köras för varje ärende klickar du på kugghjulsikonen ovanför regellistan och väljer "Kör alla matchande regler". Glöm inte att klicka på "Spara".

2. Uppdatering av ärenden

Automationsregler kan också köras vid uppdateringar av ärenden för att reagera på realtidsändringar.

• Reglerna "lyssnar" kontinuerligt efter de händelser du har angett, jämför dem med fördefinierade villkor och utför automatiserade åtgärder därefter.

3. Tidsbaserade utlösare (Varje timme)

Freshdesk gör det möjligt att skapa automationsregler som körs varje timme baserat på tidsbaserade händelser.

• Hur reglerna fungerar:

  • Regler körs varje timme och bearbetar ärenden som uppdaterats inom de senaste 30 dagarna.
  • Ärenden som är markerade som "avslutade" eller "stängda" och har varit inaktiva i mer än 30 dagar utesluts.
  • Utlösarna är baserade på kalenderdygn, inte företagets öppettider.

• Exempel: Om en regel är inställd att köra fem timmar efter att ett ärende markerats som "väntande", kan den exekveras efter fem timmar och 58 minuter. Detta beror på att regler körs en gång per timme.

• Definiera tidsvillkor exakt:
  Om du till exempel vill skicka ett mejl till en kund 24 timmar efter att ett ärende markerats som "avslutat" kan reglerna ställas in så här:

  • I ärenden > Om Status > är > Avslutat.
  • I ärenden > Om timmar sedan avslutat > är större än > 24.
  • I ärenden > Om timmar sedan avslutat > är mindre än > 25.

• Det är viktigt att specificera tidsramen noggrant för att undvika att regeln körs varje timme istället för endast en gång. Använd hela timmar och undvik minuter. För längre tidsintervall kan du använda timmar som motsvarar antal dagar.